Как правильно составить маршрутный лист?

Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.

Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
Скачать пустой бланк маршрутного листа .docСкачать образец заполнения маршрутного листа .doc

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Порядок оформления маршрутных листов

Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.

Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:

  • приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
  • отчет работника о понесенных расходах;
  • четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.

Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.

Правила заполнения маршрутного листа

Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.

Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

  1. Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
  2. Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
  3. Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
  4. Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

как правильно составить маршрутный лист

После оформления маршрутного листа

После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.

В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.

Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.

Составление маршрутного листа для водителя и других сотрудников производится в свободной форме, которую разрабатывает сама организация. Примерный бланк этого документа, а также готовый образец, на который можно ориентироваться, инструкция по составлению представлены ниже.

Бланк маршрутного листа (word)

Путевой лист легкового автомобиля — форма 3 (word)

Форма 6 (word)

Образец формы № ПЛ-1 (word)

Назначение документа

Маршрутный лист имеет важное значение не только с точки зрения памятки по схеме движения в ту или иную точку. Этот документ выполняет несколько функций:

  • описание маршрута – инструкция движения для курьера, водителя или другого сотрудника, выполняющего служебное поручение;
  • подтверждение фактически понесенных транспортных расходов водителя или сотрудника, перемещавшегося с помощью общественного транспорта: здесь имеются в виду оплата проезда или ГСМ;
  • на основании проеденных данных работнику производится соответствующая компенсация, а сам документ заносится в деловые бумаги фирмы и регистрируется секретарем;
  • наконец, маршрутный лист – это документ, по которому производится бухгалтерский учет и начисляются соответствующие налоги.

Оформляется маршрутный лист не только для водителя, но и для всех остальных штатных и нештатных сотрудников, которые принимают участие в выполнении служебной задачи, связанной с поездкой по городу:

  • курьер;
  • бухгалтер – для поездки в налоговую;
  • юрист – поездки по судам, к контрагентам и т.п.;
  • менеджеры продаж;
  • прочие сотрудники.

Условно можно выделить также группу командированных работников, которые ездят с определенными задачами, но пользуются при этом собственными автомобилями. В некоторых случаях вся их работа предполагает в основном разъездной характер. Однако форма документа от этого не меняется – для них заводится маршрутный лист точного такого же образца.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Как правило, форма маршрутного листа разрабатывается в учетной политике организации, после чего для удобства все работники пользуются единым образцом.

Бланк маршрутного листа 2019

Вне зависимости от категории служащих форма составления маршрутного листа одинакова как для водителя, так и для всех остальных сотрудников. Единого утвержденного бланка не существует, поэтому каждая организация может разработать собственный шаблон и воспользоваться формой, приведенной ниже в качестве примера.

Документ содержит следующие разделы:

  1. Реквизиты – в шапке заполняется номер листа, личные данные и должность сотрудника, которому он выдан, указывается основание. Чаще всего нужно просто написать «служебная поездка». Если сотрудник едет на служебном автомобиле или на своем личном, прописывают марку этой машины. Если же он перемещается по городу на общественном транспорте, это поле оставляется пустым.
  2. Основная часть документа – это таблица, в которой прописывается дата поездки, места прибытия с указанием точного адреса, а также остаются поля для отметки о том, что сотрудник прибыл на место и убыл. Здесь же оставляется поле для того, чтобы вписать документ, который подтверждает факт оплаты. Последняя графа – затраты, т.е. фактические издержки с учетом километража и расхода топлива на 100 км пути.
  3. В конце приводятся отметки о сдаче и принятии маршрутного листа – т.е. ФИО и подписи сотрудников, передавших и принявших документ (например, водитель сдал бухгалтеру).

как правильно составить маршрутный лист

Пример заполненного маршрутного листа

Пример реального документа, составленного на водителя для доставки товаров по заявкам приведен ниже.

как правильно составить маршрутный лист

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поездки оформляются в хронологическом порядке. Сам документ всегда составляется в двух одинаковых экземплярах, на каждом из которых сотрудники ставят рукописные подписи. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на руках водителя или другого сотрудника.

Как оформляются

Наряду с заполнением самого документа правильное оформление маршрутных листов состоит из следующих этапов:

  1. Соответствующий приказ, который выпускается от имени директора или другого уполномоченного лица. В приказе подтверждается факт составления маршрутного листа по образцу, а также те данные, которые в нем представлены.
  2. Отчет работника о тратах на ГСМ или проезд – он составляется либо разово (если поездки осуществляются редко), либо периодически (например, раз в месяц).
  3. К отчету прилагаются билеты на проезд или чеки на оплату ГСМ, прочие финансовые документы, которые подтверждают факт траты. Именно они впоследствии используются для бухгалтерского, налогового учета, а также для начисления компенсации.

Сроки хранения

Обязанность хранить маршрутный лист остается на уполномоченном сотруднике – чаще всего это главный бухгалтер. Что касается сроков хранения, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, требование Министерства транспорта (Приказ №152) гласит, что такой документ организация должна хранить не менее 5 лет, после чего по желанию может продолжать хранение или уничтожить его.

С другой стороны, если документ является единственной бумагой, которая подтверждает факт того, что труда водителя или другого сотрудника характеризуется определенной опасностью, вредностью или тяжестью (например, перевоз опасных грузов), срок его хранения увеличивается как минимум на 70 лет – т.е. оригиналы бумаг нужно хранить в течение 75 лет.

Таким образом, маршрутный лист любого образца должен сохраняться в оригинале в течение минимально 5 лет, а в некоторых случаях срок увеличивается – 75 лет.

На что обратить внимание при оформлении

Поскольку организация сама вправе выбирать, как оформить маршрутный лист, какой применить образец в том или ином случае, то особенных требований к заполнению бланка не предъявляется. Тем не менее, следует обратить внимание на несколько нюансов:

  1. Печать организации можно не ставить, хотя если она поставлена – это не нарушение.
  2. Точно так же и реквизиты фирмы – их можно вписывать и не выписывать.
  3. Форма и порядок оформления маршрутного листа никак не зависят от дальности поездок, перевозимого груза и типа автомобиля. Этот документ должен только зафиксировать факт того, что сотрудник действительно был отправлен в поездку по служебным делам и понес определенные расходы на транспорт.
  4. Не стоит путать маршрутный лист и путевой лист, который также называется путёвка. Такой документ содержит и информацию о маршруте (таблицу с пунктами прибытия, временем прибытия и убытия), и реквизиты компании, а также показания приборов, учитывающих расход топлива. Т.е. путевой лист – это и маршрутный лист, и реквизиты компании, и учетные данные, в то время как маршрутный лист представляет собой часть этого документа.

Путевой лист: образец 2019 и правила его заполнения

В отличие от маршрутного, форма путевого листа утверждена официально. Причем существует четкая классификация в зависимости от типа автомобиля, на котором совершается перевозка:

  • легковой автомобиль (несколько форм);
  • специальный автомобиль;
  • грузовой (несколько форм);
  • автобус и т.п.

Некоторые наиболее распространенные образцы приводятся ниже.

Форма 3

Это самый распространенный вариант – в этом случае нужно учесть расходы топлива легкового автомобиля (чаще всего служебного, но иногда и личного).

Документ состоит из общей части (сведения об организации, водителе и легковом автомобиле), учет времени выезда из гаража и заезда обратно, отметки в пути и графы, где фиксируется расход топлива.

Форма ПЛ-1

Если же легковой автомобиль находится в собственности индивидуального предпринимателя, и он сам или его сотрудник совершают служебную поездку, форма несколько меняется. Здесь, в частности, включается поле для подписи медработника, который совершил осмотр и разрешил выход водителя в линию.

В поле «гаражный номер» нужно вписать номер только в том случае, если в собственности ИП (служебный парк) содержится одновременно несколько машин. Если же автомобиль один, поле остается пустым.

Форма 3 спец

Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:

  • смесители бетона;
  • актокраны;
  • снегоуборочные машины;
  • автомобили с компрессорными установками и т.п.

Форма 6

Если требуется отследить перемещение и расход топлива на автобусе, предназначенном для городских или пригородных перевозок, используется форма 6. В данном случае документ приобретает особое значение, поскольку именно он является основой для начисления зарплаты водителю, работающему по сдельной системе.

Таким образом, если маршрутный лист содержит просто указание о точках передвижения водителя и транспортных расходах, то в путевом содержатся сведения о состоянии автомобиля, данные об учете горючего.

Поделиться ссылкой:

Маршрутный лист для получения шенгенской визы у автотуристов обычно вызывает много вопросов. Поэтому здесь мы расскажем, как составить маршрутный лист перед путешествием на автомобиле для обращения в визовые центры стран ЕС. А в качестве примера предложим образец нашего маршрутного листа, который всегда прикладываем к документам на оформление визы для автопутешествия по Европе.

Как составить маршрутный лист для визы

На странице Виза для автопутешествия мы подробно рассказали о всех нюансах и правилах получения шенгенской визы, а также документах, которые для этого потребуются. В списке этих документов имеется маршрутный лист, который предоставляет информацию консульствам о перемещениях иностранного гражданина на территории ЕС. Основой для составления маршрутного листа станет ваш автомаршрут, с которого обычно начинается подготовка к автопутешествию и подтверждения о бронировании комнаты для ночлега. Главное — это правильно проставить даты, в чем автопутешественники иногда путаются.

Визовые центры интересуют ваши передвижения только после пересечения границы ЕС. В маршрутном листе, в отличие от автомаршрута на карте (хотя его мы тоже распечатываем и прикладываем к пакету документов для верности), первым днем путешествия по Европе будет не старт из дома и белорусский транзит, а день пересечения границы Евросоюза. Этим же днем должен быть забронирован первый отель на европейской территории и этим же днем будет открываться виза. Таким образом, каждая последующая строка в таблице маршрутного листа — это новый адрес (место ночёвки по маршруту) после перемещения в другую страну или город Европы.

Важный момент — дата окончания визы. Она должна приходиться на дату пересечения вами границы Родины, то есть на следующий день после последнего европейского адреса, поэтому этот день лучше тоже зафиксировать в таблице.

Перегружать этот документ лишними данными не нужно. Должны сказать, что имея перед глазами такую таблицу, заполнять анкету для запроса визы и собирать пакет документов в визовый центр будет намного проще.

Образец маршрутного листа для шенгенской визы

Для примера мы возьмём путешествие на машине в Будапешт по маршруту Москва — МинскКраков — Будапешт — Люблин — Москва. Допустим, мы решили выдвинуться 30 апреля и в Минске забронировано жильё для ночёвки на эту же дату. На следующий день, 1-го мая мы направляемся в Польшу, пресекая границу ЕС и этим днем начинается наш маршрутный лист и первая бронь в европейском отеле:

Скачать образец в формате Word можно здесь

Эту табличку ещё очень удобно брать с собой в автопутешествие. Если её дополнить, например, адресами супермаркетов по своему маршруту, достопримечательностей для вечерних прогулок, ресторанчиков для обеда или ужина и тд, то под рукой всегда будут ключевые координаты, важные заметки и напоминалки. Здесь же можно в процессе поездки фиксировать расходы, отмечать свои впечатления от отеля и тп.

Стоит отметить, что автопутешественникам выгоднее всего делать бронирования с возможностью бесплатной отмены — они дают больше свободы. Многие визовые центры, например, французский, охотно принимают такие брони от этого известного онлайн-сервиса (кстати, сейчас он предлагает и кемпинги):

Путешествовать заграницей можно разными способами: традиционно по путевке или самостоятельно планируя свой маршрут. Отправляясь по путевке на отдых, планы путешествия, график поездки заранее утверждены туроператором, который берет на себя все заботы о бронировании гостиниц, трансфере, решение других технических вопросов, возникающих во время путешествия.

Самостоятельное путешествие прекрасно тем, что можно единолично решать какие достопримечательности посещать, где обедать, в какой гостинице останавливаться, как проводить время. Автономные путешествия требуют более тщательной подготовки, ведь в таком случает человек сам для себя туроператор, и решение технических вопросов его полноценная обязанность.

Содержание:Как составить маршрутный лист для шенгенской визы?

Составить план поездки для шенгенской визы очень просто.

Отправляясь путешествовать по Европе самостоятельно, обязательно нужно составить маршрутный лист для шенгенской визы. Без этого документа невозможно получить разрешение при путешествии на собственном автомобиле. Подготавливаясь к своей первой индивидуальной поездке, многих беспокоит вопрос, как составить маршрутный лист для визы, правила его оформления.

Маршрутный лист составляется в свободной форме, но должен дать четкое представление о пути следования путешественника по территории шенгенской зоны.

Прежде чем приступить к оформлению маршрутного листа рекомендуется составить четкий, детальный план поездки для шенгенской визы. Такой план редко требует Консульство при оформлении разрешительных документов, он скорее нужен самому путешественнику для планирования своего времени, расходов и составления оптимального маршрута поездки.

Важно! План должен отображать все места, города, мероприятия которые запланированы к посещению.

Если планируется путешествие общественным транспортом (поездом, автобусом и т.д.), то в плане не лишним будет указать его маршрут, стоимость и график рейсов. Это поможет не путаться в дороге, не тратя лишнее время на ориентировку.

Отвечая себе на вопрос, как написать план поездки для шенгенской визы, продумайте время и места посещения, ночевки, транспортные пути, по которым будете добираться. Ориентировочно план должен выглядеть следующим образом:

25.05.-26.05

Франция, Париж

Музей Лувр.

Rue de Rivoli, 75001 Paris

Стоимость билета – 10 евро

Метро, автобус

Le Marceau Bastille Hotel.

13 Rue Jules Cesar, Paris

Телефон: 44 20 3384 6448

Чем детальней составлен план путешествия, тем легче будет поездка. Планируя посещение достопримечательностей, заранее уточните график их работы, стоимость билетов. Это поможет быстрее ориентироваться и корректировать планы в случае непредвиденных ситуаций.

Образец маршрутного листа для шенгенской визы для Консульства

На основе плана поездки легко составить маршрутный лист для Консульства. В зависимости от страны посещения могут выдвигаться отдельные требования к его составлению. Образец маршрутного листа для шенгенской визы можно посмотреть в визовом центре страны посещения, на его официальном сайте. Маршрутный лист должен обязательно содержать такую информацию:

  • планируемые даты пребывания с разбивкой по местам посещения;
  • страна, населенный пункт;
  • информация о забронированном отеле, включающая адрес, контактный телефон.

Пример маршрута для шенгенской визы выглядит следующим образом:

17.04 — 18.04

(вторник-среда)

Польша,

Варшава

Hampton by Hilton Warsaw City Centre

Адрес: ul. Wspólna 72, Средместье, 00-687 Варшава, Польша

Телефон: +48223172700

19.04 — 21.04

(четверг-суббота)

Франция,

Париж

Le Marceau Bastille Hotel.

Адрес:13 Rue Jules Cesar, Paris

Телефон: +44 20 3384 6448

21.04 — 23.04

(суббота-понедельник)

Франция,

Авиньон

Cube Hotel

Адрес: Impasse Rhône
Villeneuve Les Avignon, 30400
Франция
Телефон: +33490255229

Это важно! Чем детальный составлен маршрутный лист, тем более убедительным он выглядит в глазах сотрудников Консульства, наглядно демонстрируя серьезный, взвешенный подход к запланированной поездке, что, несомненно, повлияет на быстроту получения визы.

Бронь отеля для шенгенской визы

В консульство достаточно предоставить распечатку с сайта бронирования.

Помимо маршрутного листа нужно предоставить подтверждение бронирования отеля на указанные даты. Это должны быть подтверждающие письма от выбранных отелей, или распечатки с сайтов, занимающихся бронированием гостиничных номеров.

Бронируя через специализированные сайты, выбирайте вариант, где бронь можно снять бесплатно. Это позволит увеличить мобильность передвижения, отказаться от гостиницы не потеряв деньги, если планы поездки поменяются. Даты поездок, все реквизиты брони должны обязательно совпадать с указанными данными в маршрутном листе.

Составления маршрутного листа не накладывает строгих обязательств его исполнения. Желая посетить достопримечательность, другой город, которые не были внесены в маршрут, можно отклониться от первоначального плана. Единственное – не рекомендуется задерживаться в стране больше планируемого срока, это может повлечь за собой административное наказание от пограничных служб.

Смотрите также